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Einfach smart - Digitale Prozessoptimierung im Bereich der Nebenkostenabrechnung

Die Erstellung und Übergabe der Heiz- und Nebenkostenabrechnung an die Mieter muss heutzutage nicht mehr aufwendig und zeitraubend sein – moderner Datenaustausch und Kommunikationsmedien machen dies möglich. Und das mit sehr überschaubaren Investitionen für Hausverwaltungen jeglicher Größe. Das Hamburger Unternehmen Kalorimeta AG und Co. KG stellt Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten vor.

Die Vorteile gegenüber der herkömmlichen Methode des händischen Ausfüllens von Formularen: weniger Aufwand, schnellere Abrechnungserstellung, weniger Fehler, weniger Nachfragen und damit mehr Zeit für andere Aufgaben und eine spürbare Entlastung der Hausverwaltung.

Onlineportale

Die Nutzung von Onlineportalen zur Abrechnung ist der leichteste Einstieg in das Thema Digitalisierung und Transparenz der Abrechnungsprozesse. Die Angebote der Messdienstleister sind in der Regel kostenneutral und bieten die Möglichkeit, die dort eingegeben Daten unmittelbar zu plausibilisieren und an den Dienstleister zu übermitteln. Die Abrechnung kommt nicht nur fehlerfreier, sondern auch zügiger zurück. Moderne Portale halten Verwalter mittels Status-Informationen stets über den aktuellen Stand der Abrechnungserstellung auf dem Laufenden.

Datenaustausch via Software

Unkompliziert ist auch der Datenaustausch zwischen der verwendeten professionellen wohnungswirtschaftlichen Software und KALO, sofern es den Vorgaben der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V entspricht. Bei einigen Programmen ist das Datenaustauschmodul standardmäßig enthalten, bei anderen Anbietern kann es separat freigeschaltet werden. Der Datenaustausch via Software erfolgt zügig und ermöglicht es, unkompliziert standardisierte Dateien an den am Datenaustausch teilnehmenden Messdienstleister zu senden. Diese Dateien enthalten z. B. die für die Abrechnung notwendigen, aktuellen Nutzerdaten.

Schlanke Lösungen für kleinere Verwaltungen

Inzwischen sind auch Programme für kleinere Hausverwaltungen erhältlich, die es ermöglichen, die vom Wärmemessdienst als PDF-Datei im sogenannten E898-Format gesendeten Heizkostenabrechnungen mit der Betriebskostenabrechnung im ERP-System automatisch zu verknüpfen. So entfällt z. B. der Sortieraufwand von Heiz- und Betriebskostenabrechnung, da beide Dokumente gemeinsam ausgedruckt werden können.

Übertragen per Klick

Möchten Sie am liebsten Ihre Daten direkt aus Ihrem System per Mausklick an den Messdienstleister senden? Auch das ist möglich: Programme wie z. B. VS3 der Hausbank München sind hierzu bereits heute in der Lage. Voraussetzung ist eine Kooperation zwischen dem Software-Anbieter und dem Wärmemessdienst.

100 Prozent digital

Der Prozess ist von A bis Z digital und smart, wenn die Abrechnung am Ende auch den Nutzern, also den Mietern oder Eigentümern, z. B. als PDF-Datei übergeben wird. Portale wie z. B. von etg24 (www.etg24.de) helfen Ihnen dabei.

Fazit

Auch mit geringem Aufwand und für kleine Hausverwaltungen ist ein Einstieg in  digitale und smarte Prozesse rund um die Nebenkostenabrechnung bereits heute ohne große Investitionen möglich.