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Mit Kundenportalen gerüstet in die Zukunft

Wohngebäude zu verwalten wird immer komplexer: Gesetze, Richtlinien und Normen entwickeln sich stetig weiter. Gleichzeitig erwarten Mieter und Eigentümer von ihren Verwaltungen ein gesteigertes Serviceangebot. Wer sich in diesem Punkt die Vorteile der Digitalisierung zu Nutze macht, spart Zeit, verbessert seine Servicequalität und erhöht die Zufriedenheit der Bewohner und Kunden. Gleichzeitig können interne Abläufe optimiert werden.

Grundsätzlich ist diese Tatsache den meisten Immobilienunternehmen bewusst, die Bereitschaft andere Wege zu gehen ist da. Doch stehen Verwalter immer wieder vor der Qual der Wahl: Zunächst einmal sollte geklärt werden, welchen Bereich die Portallösung unterstützen oder gar ganz ersetzen soll. Der Markt ist groß, eine pauschal richtige Lösung gibt es nicht. Hier lohnt es, sich gründlich zu informieren, welches System den eigenen Anforderungen entspricht.

Hat man sich jedoch für ein umfangreiches Kundenportal entschieden, kann man sich die Verwendung trotz kleiner, anbieterabhängiger Unterschiede in der Praxis meist so vorstellen: Die Online-Plattform stellt allen Beteiligten der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft eine einfache Kommunikationslösung bereit. Hier besteht die Möglichkeit, Neuigkeiten auszutauschen, an gemeinsam bearbeiteten Vorgängen zu arbeiten und ein Informationsarchiv für alle Beteiligten aufzubauen. Nach erfolgreichem Log-in können die Berechtigten über den Internetbrowser alle ihnen zur Verfügung gestellten Informationen einsehen. Die Plattform benachrichtigt die entsprechenden Nutzer per E-Mail über aktuelle Geschehnisse. Das Online-Portal verbessert letztlich die Arbeitsprozesse etlicher Unternehmen, was zu einer enormen Ressourcen- und Kosteneinsparung führt.

Für den Verwalter bieten Unternehmensportale einen klaren Vorteil: Im Idealfall bekommt er bereits vom Bauträger ein Archiv übertragen, das sich schon in einer Cloud befindet und in dem die Eigentümer bereits registriert sind, sodass der Verwalter ohne zusätzlichen Aufwand mit seiner Arbeit beginnen kann. Über eine integrierte Lösung, wie beispielsweise zwischen dem Messdienstunternehmen Kalo und dem Plattformanbieter etg24, ist es dem Dienstleister möglich, die Heizkostenabrechnung oder andere Dienstleistungen direkt in das Kundenportal hochzuladen. So kann der Bewohner bzw. Eigentümer die Abrechnung zeitgleich mit dem Verwalter erhalten, der Prüfungsprozess kann also viel früher stattfinden als beim Umweg über den Verwalter. Für den Verwalter entfällt der sonst sehr zeitintensive Bearbeitungsprozess, die Portokosten sowie der mögliche Medienbruch und Datenverlust, ein gängiges Problem vieler Abrechnungsprogramme.

Im Alltag spart eine solche digitale Verwaltungslösung Zeit und Geld. Bei deutlich größerem Nutzen und kürzeren Geschäftszeiten bleiben die monatlichen Kosten, die für den Betrieb des Portals anfallen, sogar deutlich unter dem somit eingesparten finanziellen Aufwand für den entsprechenden Schriftverkehr. Je nach Anbieter liegen die Schwerpunkte hier in unterschiedlichen Bereichen und sind oft abhängig davon, wer die Hauptzielgruppe darstellt. Grundsätzlich sind Unternehmensportale von ihrer Funktionsweise jedoch ähnlich aufgebaut. Zu den Portalanbietern zählen beispielsweise etg24, My-etw, Hausperfekt mobile, online-HAUSING oder sicloud.de.