Die E-Rechnung
Vermieter:innen müssen aktiv werden.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die
E-Rechnung zur Pflicht
Ab 2027 versendet KALO alle Rechnungen ausschließlich als E-Rechnungen. Private Vermieter:innen, Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen müssen dann E-Rechnungen empfangen können. Dies gilt ebenfalls für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) – auch dann, wenn Wohnraum ausschließlich selbst genutzt wird.
Grundlage sind gesetzliche Vorgaben, die den Rechnungsaustausch digitalisieren und die Verarbeitung von Rechnungen einfacher, schneller und effizienter machen sollen.
Damit der Rechnungsversand weiterhin gesetzeskonform erfolgen kann, benötigen Sie eine digitale Empfangsmöglichkeit, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse.
Die erforderlichen Angaben können Sie ausschließlich im KALO-Kundenportal hinterlegen! Bitte hinterlegen Sie die Angaben rechtzeitig im KALO-Kundenportal.
Jetzt im KALO-Kundenportal Einstellungen für die
E-Rechnung hinterlegen.
Bin ich als private:r Vermieter:in überhaupt betroffen?
Die Antwort lautet: Ja.
Auch private Vermieter:innen gelten im umsatzsteuerlichen Sinne grundsätzlich als Unternehmer:innen und müssen deshalb den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen.
Das bedeutet:
Sie benötigen eine digitale Empfangsmöglichkeit, z. B. eine E-Mail-Adresse.
Sie müssen KALO mitteilen, in welchem Format und auf welchem Weg Sie Ihre E-Rechnungen künftig erhalten möchten.
Die erforderlichen Angaben hinterlegen Sie im KALO-Kundenportal.
Finden Sie alle Infos zur E-Rechnung in unseren Antworten auf häufige Fragen:
So bereiten Sie sich in sechs Schritten auf die E-Rechnung von KALO vor
1. Registrierung im Kundenportal
Fordern Sie sofern notwendig Ihren Registrierungscode für das Kundenportal an und führen Sie die Registrierung einmalig durch.
2. Anmeldung im Kundenportal
Wenn Sie die Registrierung abgeschlossen haben, können Sie sich jederzeit ganz bequem mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort im Kundenportal anmelden.
3. Daten angeben
Prüfen Sie Ihre hinterlegten Daten im Bereich “E-Rechnung” und ergänzen Sie fehlende Angaben für den Empfang von E-Rechnungen.
4. Format auswählen
Wählen Sie Ihr gewünschtes E-Rechnungsformat: Sie haben die Wahl zwischen ZUGFeRD (Kombination aus lesbarem PDF und maschinenlesbaren Daten) und X-Rechnung (maschinenlesbare Datei für automatisierte Prozesse).
5. E-Mail-Adresse oder Peppol-ID hinterlegen
Legen Sie fest, wohin wir Ihre E-Rechnung künftig übermitteln dürfen: Sie haben die Wahl zwischen E-Mail-Versand und Versand über das Peppol-Netzwerk.
6. E-Rechnung erhalten
Sobald Sie die Informationen im Kundenportal gespeichert haben, erhalten Sie Ihre Rechnungen von KALO digital und gesetzeskonform.
Hinweis: Bis zum 31.12.2026 erhalten Sie Ihre Rechnungen während der technischen Übergangsphase gegebenenfalls weiterhin in Papierform, auch wenn die E-Rechnung bereits eingerichtet ist.
Fragen zur Registrierung im KALO-Kundenportal?
Welches E-Rechnungsformat passt zu mir?
Im KALO-Kundenportal können Sie auswählen, in welchem Format Sie Ihre E-Rechnungen künftig erhalten möchten. KALO unterstützt die beiden gesetzlich anerkannten Formate ZUGFeRD und X-Rechnung.
ZUGFeRD: Die einfache Lösung für die meisten Vermieter:innen
ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit einem maschinenlesbaren Datensatz. Sie können die Rechnung wie gewohnt am Bildschirm öffnen und gleichzeitig die enthaltenen Daten automatisch in geeigneten Buchhaltungssystemen verarbeiten.
Versand: per E-Mail
Geeignet für Sie, wenn Sie:
Ihre Rechnungen wie bisher am Bildschirm lesen möchten.
Ihre Buchhaltungsprozesse schrittweise digitalisieren.
Eine einfach nutzbare Lösung bevorzugen.
X-Rechnung: Für automatisierte Rechnungsprozesse
Die X-Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten und ist für die direkte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen entwickelt worden. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die Rechnungen vollständig automatisiert verarbeiten.
Versand: Per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk (standardisierte und sichere Übermittlungsplattform für X-Rechnung zur automatisierten Verarbeitung in einem Buchhaltungs- oder ERP-System; Voraussetzung: individuelle Peppol-ID.
Geeignet für Sie, wenn Sie:
ein digitales Buchhaltungs- oder ERP-System nutzen.
Rechnungen automatisiert verarbeiten möchten.
E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen.
Fragen zur E-Rechnung? Wir helfen Ihnen weiter.
Unsere Hotline für Fragen zur E-Rechnung erreichen Sie von 08:00 bis 18:00 Uhr unter +49 40 646046 54321.
Unsere Empfehlung
Für die meisten privaten Vermieter:innen und viele Hausverwaltungen ist das Format ZUGFeRD die passende Wahl für die E-Rechnung. Das Format verbindet eine vertraute, gut lesbare Darstellung mit den Vorteilen einer gesetzeskonformen E-Rechnung.
Nutzen Sie bereits ein System, das E-Rechnungen automatisiert verarbeitet oder über das Peppol-Netzwerk empfängt, ist X-Rechnung die geeignete Lösung für Sie.
Service und Unterstützung
Im KALO-Servicecenter finden Sie ausführliche Informationen sowie Antworten auf häufige Fragen zur E-Rechnung und zum KALO-Kundenportal. Zu den FAQ
Kontaktieren Sie unseren Kundensupport zur E-Rechnung, um individuelle Fragen per E-Mail oder telefonisch zu klären. Unsere Hotline zur E-Rechnung ist von 08:00 bis 18:00 Uhr erreichbar:
+49 40 646046 54321Wir haben für Sie alle Informationen rund um die E-Rechnung bei KALO noch einmal kompakt zusammengefasst: Hier Infoblatt herunterladen