Heizkostenabrechnung verstehen: Der richtige Verteilerschlüssel

Wie setzt sich die Heizkostenabrechnung zusammen? Was bedeutet eigentlich Umlageschlüssel? Welche Fristen gelten zur Verteilung an die Bewohner:innen? Die Heizkostenabrechnung wirft immer wieder Fragen auf – und genau hier setzen wir an: In einer losen Beitragsreihe beleuchten wir einzelne Fachbegriffe, gesetzliche Vorgaben und wichtige Bestandteile der Abrechnung. Kompakt, verständlich und mit Blick auf Ihre Praxis. Schauen Sie regelmäßig vorbei – es lohnt sich.

Der Verteilerschlüssel als Grundlage für eine rechtssichere Heizkostenabrechnung

In Mehrparteienhäusern mit zentraler Heizungsanlage, muss jährlich eine Heizkostenabrechnung erstellt werden. Doch wie werden die Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt? Die Antwort liegt im Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt, also der prozentualen Verteilung von Grundkosten und Verbrauchskosten. So sollen Verbrauch und Gebäudebedingungen gerecht miteinander in Einklang gebracht werden.

Warum gibt es überhaupt einen Umlageschlüssel?

Die Heizkostenverordnung (HKVO) verpflichtet Vermieter:innen dazu, die Heizkosten zumindest teilweise verbrauchsabhängig abzurechnen. Der Verbrauchsanteil muss zwischen 50 und 70 % liegen. Die übrigen 30 bis 50 % der Kosten, die sogenannten Grundkosten, werden nach Wohnfläche verteilt. 

Damit sorgt der Verteilerschlüssel dafür, dass sowohl individueller Heizverbrauch als auch bauliche Gegebenheiten berücksichtigt werden. Denn: Wärmeverluste durch ungedämmte Leitungen oder ungünstige Lage der Wohnung können nicht direkt einzelnen Mietparteien zugeordnet werden, kosten aber trotzdem Energie.

Welche Optionen habe ich als Vermieter:in?

Laut HKVO können Vermieter:innen den Verteilerschlüssel innerhalb eines gesetzlich vorgegebenen Rahmens selbst festlegen:

• 50 % Verbrauchskosten / 50 % Grundkosten
  Der Standard und in vielen Fällen sinnvoll. Besonders bei älteren Gebäuden oder ungedämmten Leitungen. So werden Wärmeverluste und ungünstige Wohnlagen fair mitberücksichtigt.

• 70 % Verbrauchskosten / 30 % Grundkosten
  Empfehlenswert für gut gedämmte Gebäude mit niedrigem Energieverlust. Der Vorteil: Der Verbrauch zählt stärker, sprich: wer mehr heizt, zahlt auch mehr.

• 60 % Verbrauchskosten / 40 % Grundkosten
  Ebenfalls erlaubt, aber eher selten. Die konkrete Wahl sollte sich an den baulichen Gegebenheiten orientieren.

Wann ist der Umlageschlüssel gesetzlich vorgeschrieben?

In bestimmten Fällen schreibt die HKVO zwingend die Aufteilung in 70 % Verbrauchskosten und 30 % Grundkosten vor:

• Das Gebäude entspricht nicht der Wärmeschutzverordnung von 1994, 

• es wird mit Öl oder Gas beheizt und 

• die freiliegenden Heizungsleitungen sind überwiegend gedämmt.

Ob die Pflicht zur 70/30-Verteilung bei Ihnen greift, können Sie mit diesem kurzen Entscheidungsbaum prüfen.

Was ist bei einer Änderung des Verteilerschlüssels zu beachten?

Wenn der Umlageschlüssel angepasst werden soll, muss das dem Mess- und Abrechnungsdienstleister rechtzeitig vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraumes mitgeteilt werden, am besten mit einem großzügigen zeitlichen Vorlauf, falls es Rückfragen gibt.  Bei KALO kann das ganz bequem online im Kundenportal oder auf den Abrechnungsformularen vermerkt werden.

Auch die Mieter:innen müssen rechtzeitig schriftlich über eine Anpassung informiert werden. Ein im Mietvertrag festgelegter Verteilerschlüssel kann nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums geändert werden. Voraussetzung ist eine wirksame Änderungsklausel im Mietvertrag oder ein sachlicher Grund, etwa eine geänderte Verbrauchserfassung oder Modernisierung. Eine rückwirkende Änderung ist nicht zulässig. Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtssichere Beratung.

Was sollten Sie bei der Wahl des Umlageschlüssels beachten?

Die Wahl des Verteilerschlüssels kann sich auf das Heizverhalten der einzelnen Mietparteien auswirken. Grundsätzlich gilt: Je höher der verbrauchsabhängige Anteil, desto größer der Anreiz zum energiesparenden Heizen.

Andererseits müssen auch die baulichen Gegebenheiten berücksichtigt werden: In älteren Gebäuden oder bei langen, ungedämmten Rohrleitungen kann ein höherer Grundkostenanteil sinnvoll sein. Damit werden Wärmeverluste gerechter ausgeglichen, etwa zwischen Wohnungen im Erdgeschoss und in den oberen Etagen oder zwischen außen- und innenliegenden Wohnungen.

Bei der Wahl des Umlageschlüssels sollten Sie insgesamt Folgendes beachten:

• Der Verteilerschlüssel gilt einheitlich für das gesamte Gebäude.

• Eine Änderung des Verteilerschlüssels muss den Mieter:innen rechtzeitig vor Beginn der Abrechnungsperiode bekannt gemacht werden.

• Ihr Mess- oder Abrechnungsdienstleister muss rechtzeitig über den neuen Verteilerschlüssel informiert werden.

• Die gesetzlichen Vorgaben der HKVO (z. B. Pflicht zur 70:30-Aufteilung bei bestimmten Gebäudevoraussetzungen) sind unbedingt einzuhalten.

Wenn Unsicherheiten bestehen, empfiehlt es sich, fachliche Beratung hinzuzuziehen – etwa durch Ihren Messdienstleister.