KALORIMETA GmbH
Heidenkampsweg 40
20097 Hamburg

Telefon: +49 40 23775-0
Telefax: +49 40 23775-555
E-Mail: info(at)kalo.de
Internet-Adresse: www.kalo.de

Handelsregister Amtsgericht Hamburg: HR B 151666
Steuer-Nr. DE 118 081 528
Wirtschafts-ID DE 118 081 528 - 00001

Geschäftsführer:
Dr. Dirk Then
Stephan Bause
Frank Reschke

Fabian Knoop
Fa. KALORIMETA GmbH
Heidenkampsweg 40
20097 Hamburg

E-Mail: datenschutz(at)kalo.de

Die KALORIMETA GmbH (KALO) möchte Kundeninterviews durchführen. Diese Interviews dienen dazu, Feedback zu unseren Dienstleistungen zu erhalten und die Prozesse unserer Kunden besser zu verstehen. Ziel ist es, unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und optimal an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.

Zum Zweck der Planung und Durchführung von Kundeninterviews verarbeitet die KALO die von Ihnen angegeben Daten. Sie erklären sich einverstanden damit, dass Ihre Daten gespeichert werden. 

Des Weiteren sind Sie damit einverstanden, dass die digital durchgeführten Interviews mithilfe des entsprechend verwendeten Videokonferenz-Tools, aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen werden bis zum Widerruf oder bis zu 2 Jahre gespeichert. Erkenntnisse sowie mögliche Detailinformationen aus dem Kundeninterview werden so lange gespeichert, wie die KALO dies für erforderlich hält oder die Daten für die genannten Zwecke keine Relevanz mehr haben.

Sie sind damit einverstanden, dass bei der Durchführung der Kundeninterviews mehrere Beschäftigte der KALO dieses live mitverfolgen werden.

Die im Kontaktformular abgefragten Daten werden gegebenenfalls mit den bereits in unserem System vorhandenen Kundendaten abgeglichen, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Informationen sicherzustellen.

Diese Einwilligung ist freiwillig. Sollten Sie nicht in die Datenverarbeitung einwilligen, werden Ihre Daten nicht verarbeitet und Sie werden für Kundeninterviews nicht berücksichtigt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf gilt sowohl für die zukünftige Verarbeitung Ihrer Daten als auch für die sofortige Löschung bereits gespeicherter Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bitte geben Sie in Ihrem Widerruf an, gegen welche Verarbeitung(en) sich dieser richtet. Dies kann eine oder mehrere der folgenden Verarbeitungen betreffen:

• Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Kontaktformular

• Aufzeichnung des Interviews

• Einverständnis, dass mehrere Beschäftigte der KALO die Interviews live mitverfolgen

Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, senden Sie bitte eine E-Mail mit Ihrer Kundennummer und der Angabe, gegen welche Verarbeitung(en) sich der Widerruf richtet, an [email protected]. Wir werden Ihre Daten umgehend aus unseren Systemen entfernen und Ihnen eine Bestätigung über die Löschung zukommen lassen.

Die im Kontaktformular abgefragten personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Durchführung von Kundeninterviews verarbeitet. Diese Interviews dienen dazu, Feedback zu unseren Dienstleistungen zu erhalten und die Prozesse unserer Kunden besser zu verstehen. Ziel ist es, unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und optimal an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen. Die Interviews werden digital durchgeführt und aufgezeichnet.

Warum werden die Interviews aufgezeichnet?
Die Aufzeichnung der Interviews ermöglicht es uns, die Gespräche später erneut zu analysieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Dies hilft uns, präzise und umfassende Rückmeldungen zu erhalten und unsere Dienstleistungen entsprechend anzupassen.

Warum verfolgen interne Mitarbeiter das Interview live?
Interne Mitarbeiter verfolgen das Interview live, um direkt auf spezifische Fragen oder Rückfragen eingehen zu können, die ein spezielles Produkt oder unsere Dienstleistungen betreffen. Dies ermöglicht eine sofortige Klärung und vertiefte Diskussionen, die für die Verbesserung unserer Angebote von großer Bedeutung sind.

Abgleich der Daten:
Die im Kontaktformular abgefragten Daten werden gegebenenfalls mit den bereits in unserem System vorhandenen Kundendaten abgeglichen, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Informationen sicherzustellen.

Speicherung in einem Datenpool:
Ihre Daten aus dem Kontaktformular werden in einem Datenpool gespeichert. Dies ermöglicht es uns, jederzeit auf unsere Kunden zuzugehen und weitere Interviews durchzuführen. 

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Kontaktformular, die Speicherung Ihrer Daten, die Aufzeichnung des Interviews sowie das Einverständnis, dass mehrere Beschäftigte der KALO die Interviews live mitverfolgen, erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung). 

Des Weiteren werden Daten gem. unserem berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO verarbeitet. 

Unser berechtigtes Interesse liegt u.a. in der Verbesserung unserer Dienstleistungen und der Optimierung der Kundenprozesse.

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit dem Kundeninterview erforderlich sind.

Dies sind folgende Daten:

• Identifikationsdaten: Kundennummer, Vorname, Nachname sowie E-Mail-Adressen der Interview Teilnehmenden

• Unternehmensdaten:  Name des Unternehmens, Anzahl betreuter Wohnungen, Art des Unternehmens (z.  B. Genossenschaft, Hausverwaltung, privater Vermieter)

• Nutzungsdaten zu Dienstleistungen Angaben darüber,  welche Dienstleistungen aktuell genutzt werden,  ob das Kundenportal verwendet wird,  ob digitale Schnittstellen zum Einsatz kommen

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter 3. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall z.B. IT-Dienstleister bzw. IT-Softwareanbieter sowie Dienstleister für Serverhosting.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit ein berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO vorliegt, gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung der Herausgabe befugt sind. 

Für die Vereinbarung eines Interviewtermins bieten wir Ihnen die Möglichkeit, über das Tool Microsoft Bookings (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) einen passenden Termin auszuwählen.

Dabei werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet – ausschließlich zum Zweck der Terminvereinbarung.

Alternativ können Sie unsere verfügbaren Termine einsehen und uns Ihren Wunschtermin per E-Mail mitteilen.

Microsoft wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor. Es kann zu Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA) kommen. Microsoft stützt sich hierbei auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet entweder in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt oder in einem Drittland, soweit die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten aus dem Kontaktformular: 
Diese Daten werden bis zum Widerruf gespeichert. Sollte kein Widerruf erfolgen, werden die personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 2 Jahren aufbewahrt. Für eine längere Speicherung wird eine erneute Einwilligung eingeholt.

Aufzeichnungen von Kundeninterviews: 
Diese werden 2 Jahre nach dem Kundeninterview gelöscht.

Recht auf Auskunft:
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (gem. Art. 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung:
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen (gem. Art. 16 DSGVO).

Recht auf Löschung:
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen (gem. Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO). Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO zu verlangen.

Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitunggegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden (gem. Art. 19 DSGVO).

Recht auf Datenübertragbarkeit:
Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.

Widerspruchsrecht:
SIE HABEN GEM. ART. 21 DSGVO DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, JEDERZEIT GEGEN DIE VERARBEITUNG DER SIE BETREFFENDEN PERSONEN­BEZOGENEN DATEN, DIE AUFGRUND VON ART. 6 ABS. 1 E) ODER F) DSGVO ERFOLGT, FÜR DIE ZUKUNFT WIDERSPRUCH EINZULEGEN. DER VERANTWORTLICHE VERARBEITET DIE SIE BETREFFENDEN PERSONEN­BEZOGENEN DATEN NICHT MEHR, ES SEI DENN, ER KANN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRER INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTEND­MACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.

Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung:
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte jederzeit an unser Datenschutz Team ([email protected]).

Beschwerderecht bei der zuständigen Auskunftsbehörde:
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Für die KALORIMETA GmbH ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Kundeninterviews erforderlich. Ohne diese Daten ist die Teilnahme am Interview nicht möglich.

Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.