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Verschaffen Sie sich eine spürbare Entlastung und mehr Sicherheit bei der Betriebskostenabrechnung (BKA). KALO rechnet alle umlagefähigen Betriebskosten richtig und fristgerecht für Sie ab. Das ist gut für den Eigentümer, Vermieter und Verwalter ebenso wie für die Bewohner. Erfahren Sie mehr über die formalen und rechtlichen Anforderungen der BKA sowie die Vorteile, die der BKA-Abrechnungsservice der KALO für Sie als Eigentümer bzw. Verwalter mit sich bringt.


Was ist die Betriebskosten- bzw. Nebenkosten­abrechnung? 

Die Betriebskostenabrechnung, auch Nebenkostenabrechnung genannt, stellt die Abrechnung der laufenden und umlagefähigen Kosten des Eigentümers dar, die ihm im Zusammenhang mit der vermieteten Immobilie und dem Grundstück entstehen.  

Die umlagefähigen Gesamtkosten der Immobilie werden mithilfe eines sogenannten Verteilerschlüssels anteilig, meist nach Wohnfläche, abgerechnet. Eine Ausnahme bilden die Heizkosten, die zu mindesten 50 % nach dem individuellen Verbrauch der jeweiligen Bewohner abgerechnet werden. Die Heizkosten können in der Betriebskostenabrechnung integriert sein oder separat in der Heizkostenabrechnung erstellt werden.

Die Nebenkostenabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben, sofern vereinbart ist, dass der Bewohner eine monatliche Abschlagszahlung (Betriebskostenvorauszahlung) leistet. Ist hingegen eine Inklusivmiete oder eine Betriebskostenpauschale vereinbart, muss keine Betriebskostenabrechnung erstellt werden  

Die rechtliche Grundlage für die Betriebskostenabrechnung bilden das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten ist in der Heizkostenverordnung geregelt. 


So erstellen Sie die 
Betriebskostenabrechnung richtig 

Betriebskosten müssen einmal jährlich abgerechnet werden. Dabei steckt der Teufel im Detail. Schnell können Fehler entstehen, die schlimmstenfalls dazu führen, dass der Bewohner für den entsprechenden Abrechnungszeitraum nicht zahlen muss.  

Checkliste für die Abrechnung der Nebenkosten: 

  • Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung einhalten 

  • Nur umlagefähige Kosten abrechnen  

  • Richtigen Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel pro Kostenart anwenden

  • Verteilerschlüssel erläutern 

  • Bei integrierten Heiz- und Warmwasserkosten: mindestens 50 % verbrauchsorientiert abrechnen 

  • Gesamtkosten und anteilige Kosten des Bewohners berechnen

  • Vorauszahlungen des Bewohners abziehen

  • Alle Kosten verständlich und rechnerisch nachvollziehbar aufbereiten 

Betriebskostenabrechnung leicht gemacht mit dem Komplettservice von KALO 

Verabschieden Sie sich von der jährlich wiederkehrenden Aufgabe der Betriebskostenabrechnung inkl. Heizkosten. KALO bietet den praktischen und rechtssicheren Komplettservice aus Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung. 

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Kaltwasserzähler: Kosten nach Wohnfläche oder Verbrauch abrechnen? 

Die (Landes-)Bauordnung des jeweiligen Bundeslandes schreibt vor, ob der Gebäudeeigentümer zum Einbau von Kaltwasserzählern verpflichtet ist. Sofern dies der Fall ist, muss die Abrechnung verbrauchsabhängig erfolgen. Andernfalls kann der Verbrauch mithilfe eines Verteilerschlüssels abgerechnet werden. Unsere Experten unterstützen Sie gern, sollten Sie bei der Abrechnung von Kaltwasser noch Fragen haben. 

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FAQ 

Häufig gestellte Fragen 

Schaut man sich die Betriebskostenverordnung an, so lautet die Antwort nein. In bestimmten Fällen lässt sich jedoch ein Teil der Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung auf die Bewohner umlegen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir rechtliche Fragen in diesem Rahmen nicht beantworten können. 

In der Betriebskostenverordnung finden sich alle umlagefähigen Kostenarten. Dazu zählen sogenannte „kalte“ und „warme“ Nebenkosten. Eigentümer bzw. Verwalter können frei entscheiden, wie viele bzw. welche Nebenkosten Sie umlegen möchten. 

„Kalte“ Nebenkosten 

  • Wasserversorgung 

  • Entwässerung 

  • Betrieb der Waschküche

  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung 

  • Treppenhaus- und Außenbeleuchtung 

  • Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs

  • Gartenpflege 

  • Straßenreinigung 

  • Breitbandnetz und Glasfaser 

  • Müllbeseitigung 

  • Hauswart 

  • Sach- und Haftpflichtversicherung 

  • Grundsteuer 

„Warme“ Nebenkosten bzw. Heiz- und Warmwasserkosten: 

  • Verbrauchsabhängige Heizkosten 

  • Kosten für Wartung der Heizanlage inklusive Reinigung der Anlage und des Heizungskellers 

  • Kosten für die Abgasmessung 

  • Kosten, die im Zuge der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage anfallen 

  • Kosten der Verbrauchserfassung (Heizkostenverteiler, Wasserzähler, Wärmezähler) 

  • Brennstoffkosten inklusive Lieferung 

  • Kosten für Betriebsstrom 

  • Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung, jedoch wird diese durch die Heizkostenverordnung geregelt. Für die Abrechnung der „kalten“ Betriebskosten bilden das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Betriebskostenverordnung die gesetzliche Grundlage. Es ist auch möglich, die Heizkosten separat von den Nebenkosten abzurechnen. 

Hier erfahren Sie mehr über die verbrauchsorientierte Abrechnung von Heizkosten

 

Nach dem am 01.09.2001 in Kraft getretenen Mietrechtsreformgesetz sind die Betriebskosten nach Wohnfläche umzulegen, sofern keine anderweitige Regelung vereinbart ist und keine verbrauchsabhängige Abrechnung erfolgt. Regelungen, die vor dem 01.09.2001 getroffen wurden, bleiben bestehen. 

Mögliche Verteilerschlüssel: 

  • Nach Wohnfläche (gesetzliche Standardvorgabe) 

  • Anzahl der Wohnungen bzw. Nutzeinheiten (alternativ) 

  • Personenanzahl (alternativ) 

  • Verbrauchsmessung (alternativ bzw. bei Heiz- und Warmwasserkosten Pflicht) 

Bitte beachten Sie, dass die Kosten für Heizung und Warmwasser gemäß Heizkostenverordnung mindestens zur Hälfte nach dem individuellen Verbrauch der Bewohner abzurechnen sind. 

Mehr zur Heizkostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss einmal jährlich, spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum, erstellt werden.  

Beispiel: Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2022 hat der Eigentümer bzw. Verwalter bis zum 31. Dezember 2023 Zeit, die Betriebskosen mit dem Bewohner abzurechnen.