Skip to main content

In Mehrparteienhäusern mit zentraler Heizanlage ist die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heizkosten nach Vorgabe der Heizkostenverordnung (HKVO) vorgeschrieben. Mindestens 50% der Energiekosten müssen demnach entsprechend des tatsächlichen Verbrauchs der Bewohner bzw. Nutzer berechnet werden. Dies soll zu einer sparsameren und effizienteren Energienutzung und damit zu einem geringeren CO2-Ausstoß beitragen. KALO unterstützt Sie mit einem schnellen, rechtskonformen und qualitätsgesicherten Abrechnungsservice sowie mit modernster, digitaler Verbrauchserfassungshardware und der Erfahrung von fast 70 Jahren. 

Was ist die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung

In Deutschland regelt die Heizkostenverordnung (HKVO), wie die Heizkosten zu berechnen und zu verteilen sind. Die Heizkostenabrechnung umfasst die Kosten, die durch die Warmwasser- und Wärmeversorgung im Gebäude entstehen. Sie ist Teil der Betriebskostenabrechnung, die jeder Vermieter bzw. Verwalter den Bewohnern einmal jährlich zur Verfügung stellt. Die HKVO gilt für alle Mehrparteienhäuser mit einer zentralen Heizungs- und/oder Warmwasserversorgungsanlage.  

Die Heizkosten der Bewohner werden in erster Linie, aber nicht ausschließlich, nach dem individuellen Verbrauch berechnet. Hinzu kommt ein vom Vermieter festgelegter Verteilerschlüssel, z.B. mit Bezug zur Wohnfläche. Hintergrund ist, dass weitere umlagefähige Kosten anfallen, die im Zusammenhang mit der Heizanlage stehen, aber nicht vom individuellen Verbrauch abhängen. Hierzu gehören beispielsweise die Gebühren für die Heizungswartung durch den Schornsteinfeger oder der Betriebsstrom.

Heizkostenabrechnung mit KALO: schnell, fehlerfrei und rechtskonform

Eigentümer und Verwalter sollten auf einen professionellen Dienstleister wie KALO zurückgreifen, um die Heizkosten in ihrer Immobilie schnell, fehlerfrei sowie rechtssicher zu berechnen und Haftungsrisiken zu vermeiden. Ihre Vorteile:

  • Schnelle Erstellung der Heizkostenabrechnung – in der Regel innerhalb von nur 7 Werktagen nach Eingang der Kosten- und Bewohnerdaten 

  • Qualitätssicherung – jede Abrechnung durchläuft eine Vielzahl an Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen 

  • Persönliche Ansprechpartner – unsere Experten für Vertrieb und Operations in unseren regionalen Servicestandorten sowie unsere Abrechnungsexperten in Hamburg stehen Ihnen für Rückfragen gern persönlich zur Verfügung 

  • Moderne Funkmesstechnik – unsere digitale Funk-Hardware „made in Germany“ reduziert Ihre Aufwände in der Liegenschaftsverwaltung, macht Zwischenablesungen bei Bewohnerwechseln überflüssig und sorgt bei den Bewohnern bzw. Nutzern für hohe Akzeptanz, da Vor-Ort-Ablesungen entfallen 

Fordern Sie jetzt Ihr individuelles, unverbindliches Angebot an: Ihr persönlicher Ansprechpartner wird Sie gerne zeitnah zurückrufen. 

Beratung anfragen

So funktioniert der KALO-Abrechnungsservice

Verbrauch erfassen mit fernablesbarer Mess- und Erfassungstechnik von KALO 

Die Erfassung des Heiz- und Wasserverbrauchs erfolgt mittels modernster Funkmesstechnik. Zur Sicherstellung einer zuverlässigen und komfortablen Datenerfassung setzen wir auf hochwertige und digitale Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasserzähler „made in Germany“. 

Die Ausstattung mit Funkmesstechnik bietet Ihnen nicht nur Entlastung im Ableseprozess, sondern auch Zukunfts- und Rechtssicherheit, denn die Fernablesung wird künftig flächendeckend zur Pflicht. Die novellierte Heizkostenverordnung fordert, dass bis 2027 in allen Mehrparteienhäusern ausschließlich fernablesbare Messgeräte verbaut sind. Mit der Gerätetechnik von KALO können Sie dieser Vorgabe gelassen entgegensehen. 

  • Für Heizwärme: funkablesbare Heizkostenverteiler oder Wärmezähler

  • Für Warmwasser: funkablesbare Warmwasserzähler

 

Verbrauchsdaten komfortabel per 
Funktechnologie an KALO übermitteln 

Mit KALO können die Heizkosten ermittelt werden, ohne dass eine Ablesung der Verbrauchsdaten im Rahmen eines Vor-Ort-Termins in den Wohnungen erfolgen muss. Stattdessen lässt sich der jeweilige Verbrauch der Bewohner bequem und digital aus der Ferne erfassen. Ein Betreten der Immobilie ist nicht länger erforderlich. 

Die Verbrauchsablesung per Funk spart Ihnen als Eigentümer bzw. Verwalter Aufwand. Die Bewohner bzw. Nutzer sind zufriedener, da sie sich keinen Tag mehr für den Ablesetermin freihalten müssen. Auch eine Verbrauchsschätzung aufgrund nicht angetroffener Bewohner wird somit hinfällig. 

Nutzer-/Bewohnerdaten
und Kostendaten übermitteln 

Damit wir mit den erfassten Verbrauchsdaten eine korrekte Heizkostenabrechnung für jeden Bewohner erstellen können, benötigen wir die aktuellen Nutzerdaten – d.h. die Daten der Bewohner – sowie verschiedene Kostendaten. 

Welche Kostendaten sind für die Erstellung der Heizkostenabrechnung erforderlich?

Ihnen stehen verschiedene Wege zur Verfügung, uns die aktuellen Daten mitzuteilen: 

  • Direkt im KALO-Kundenportal 

  • Per einfachem Upload der Datensätze im KALO-Kundenportal nach einmaliger Einrichtung des digitalen Datenaustauschverfahrens zwischen Ihrer ERP- oder Verwaltungssoftware und KALO 

  • Als integrierte Abrechnungslösung in Ihrer ERP- oder Verwaltungssoftware mit automatischem Datenaustausch und einfachem Abruf der Heizkostenabrechnung in Ihrer Software. Wir unterstützen Softwarelösungen wie Wodis von Aaeron, VS3 von der Hausbank München u.v.m. 

Umfassende Plausibilitäts- und Qualitätsprüfung der Heizkostenabrechnung 

Bei der Erstellung Ihrer Heizkostenabrechnung prüfen wir die erfassten Verbrauchswerte sowie die anfallenden Kosten auf ihre Nachvollziehbarkeit. So werden Fehler in der Heizkostenabrechnung und Rückfragen Ihrer Bewohner auf ein Minimum reduziert bzw. ganz vermieden. 

So sichern wir die Qualität und Fehlerfreiheit ab: 

  • Einsatz modernster, automatisierter Technik 

  • Digitale und sichere Datenübermittlung nach den aktuellen Sicherheitsstandards

  • Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen 

Zustellung der Heizkostenabrechnung 

Im letzten Schritt erstellen unsere Experten die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung individuell für jeden Bewohner bzw. Nutzer und stellen Ihnen diese als PDF-Datei zur Verfügung oder versenden diese direkt an die Bewohner. 

Diese Optionen stehen Ihnen für den Versand der Heizkostenabrechnung zur Verfügung: 

  • Download als PDF im KALO-Kundenportal  

  • Automatisierter Versand der PDF per E-Mail an Sie 

  • Postalischer Versand durch KALO direkt an Bewohner 

  • Bereitstellung in Ihrer ERP- bzw. Verwaltungssoftware 

Gern übernimmt KALO die komplette Betriebskostenabrechnung für Sie, also die Heizkosten- inklusive der Nebenkostenabrechnung. 

Mehr über den Betriebskostenservice

Die novellierte Heizkostenverordnung
schreibt mehr Infos in der Abrechnung vor: 

Seit der Novellierung der HKVO am 1. Dezember 2021 muss die Heizkostenabrechnung weitere Infos enthalten, um noch mehr Transparenz zu schaffen. Diese sind: 

  • der Energiepreis

  • die Gesamtenergiekosten 

  • die CO2-Emissionsdaten

  • der eingesetzte Energiemix 

  • ein klimabereinigter Vergleich zum Vorjahr und ein Vergleich mit einem durchschnittlichen Nutzer 

Weitere Infos zur novellierten Heizkostenverordnung

Bei Fragen rund um die Heizkostenabrechnung steht Ihnen KALO jederzeit gern zur Verfügung. Lassen Sie sich jetzt ein unverbindliches Angebot erstellen. 

Kontaktformular

Unsere FAQ zur Heizkostenabrechnung

Ja, die Kosten, die Ihnen für die Erstellung der Heizkostenabrechnung entstehen, sind als Nebenkosten vollständig auf die Bewohner bzw. Nutzer umlagefähig. 

Das wird künftig möglich sein, da alle neuen funkablesbaren Messgeräte auf einen technischen Standard ausgerichtet sein werden. Dies ist eine der Vorgaben aus der novellierten Heizkostenverordnung. Bitte kontaktieren Sie uns, um Ihren individuellen Fall zu besprechen. 

Kontaktformular

Ja, wir bieten funkauslesbare Mess- bzw. Erfassungsgeräte nach neuestem Stand der Technik und „made in Germany“. Auf den Produktseiten finden Sie nähere Informationen zu den einzelnen Geräten: 

  • Funk-Heizkostenverteiler  

  • Funk-Wärmezähler  

  • Funk-Warmwasserzähler  

Die Heizkosten sind laut Heizkostenverordnung (HKVO) verbrauchsorientiert zu berechnen, jedoch nicht zu 100 %. Über den sogenannten Verteilerschlüssel, z.B. mit Bezug zur Wohnfläche, legt der Eigentümer oder Verwalter fest, wie weitere Kosten umzuverteilen und zu berechnen sind.  

Hintergrund ist, dass weitere umlagefähige Kosten anfallen, die im Zusammenhang mit der Heizanlage stehen, aber nicht vom individuellen Verbrauch abhängen. Hierzu gehören beispielsweise die Gebühren für die Heizungswartung durch den Schornsteinfeger oder der Betriebsstrom. 

Die Abrechnung der Heizkosten setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen: 

Über den Verteilerschlüssel kann der Eigentümer gemäß Heizkostenverordnung zwischen 30 und 50 Prozent der Gesamtkosten umlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt. Durch das individuelle Heizverhalten werden sie nicht beeinflusst. 

Der restliche Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent der Gesamtkosten, wird entsprechend des individuellen Verbrauchsanteils am Gesamtverbrauch des Gebäudes verteilt. Auf deren Höhe hat der Mieter durch sein Heizverhalten direkten Einfluss. 

Wird eine verbrauchsabhängige Ermittlung der Kosten nicht durchgeführt oder ist diese nicht möglich, ist der Bewohner berechtigt, den Abrechnungsbetrag um bis zu 15 Prozent zu kürzen. Es ist daher auch im direkten Interesse des Eigentümers, dass die Abrechnung der Heizkosten korrekt bzw. verbrauchsbasiert erfolgt. 

Sie erhalten von uns einen Freischaltcode, den Sie Ihren Bewohnern zukommen lassen. Damit können sich diese erstmalig registrieren und anschließend ihr eigenes Passwort hinterlegen.
Für den Versand des Freischaltcodes stellen wir Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können:

  • eine von uns vorgefertigte E-Mail samt Zugangsdaten versenden oder

  • ein vorgefertigtes Schreiben samt Zugangsdaten herunterladen und per Post versenden

    Die (Landes-)Bauordnungen in den meisten Bundesländern sehen den Einbau von Kaltwasserzählern vor. In diesen Fällen hat auch eine verbrauchsabhängige Erfassung und Abrechnung des Kaltwasserverbrauchs zu erfolgen. Die Abrechnung von Kaltwasser ist nicht Gegenstand der Heizkostenverordnung. 

    Ja, jedoch ist dies aufgrund der Pflicht zur verbrauchsorientierten Abrechnung außerordentlich komplex.  

    Sie können nicht wie bei typischen Wohnnebenkosten (z.B: Umlage der Grundsteuer, Gebäudereinigung oder Hausmeisterservice) pauschalisiert abrechnen, sondern müssen den tatsächlichen Verbrauch ermitteln sowie unter Zugrundelegung eines Verteilerschlüssels die übrigen Kosten korrekt berechnen. 

    Mit einem professionellen Dienstleister für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten wie KALO sparen Sie Aufwand und vermeiden Fehler. 

    Fristversäumnis

    Eigentümer bzw. Verwalter sind in der Pflicht, eine 12-Monats-Frist einzuhalten, da Nachforderungen, die nach Ablauf der Frist stattfinden, nicht mehr geltend gemacht werden können.  

    KALO stellt die Heizkostenabrechnung in der Regle binnen 7 Tagen nach Eingang der Kosten- und Nutzerdaten bereit – so brauchen Sie sich um die Einhaltung der Fristen keine Sorgen zu machen. 

    Fehlerhafte Aufbereitung: 

    Eigentümer bzw. Verwalter müssen den Bewohnern bzw. Nutzern eine übersichtliche und rechnerisch nachvollziehbare Abrechnung vorlegen. Professionelle Dienstleister für Heizkostenabrechnungen wie KALO verwenden Dokumente, die diese Anforderungen erfüllen. 

    Rechenfehler 

    Es kommt vor, dass Vorauszahlungen zum Jahresbeginn in der Abrechnung vergessen werden, was zu überhöhten Kosten in der Heizkostenabrechnung führt. 

    Mit einem professionellen Dienstleister wie KALO an der Seite, lassen sich solche Fehler vermeiden. 

    Hauseigentümer und Verwalter, die eine Heizkostenabrechnung erstellen, müssen bei der Aufschlüsselung wichtige Informationen miteinbeziehen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören folgende Informationen: 

    • Zeitpunkt der Erstellung 

    • Eingesetzte Mess- und Erfassungstechnik wie z.B. Heizkostenverteiler 

    • Angabe der Wohneinheit, die abgerechnet wird 

    • Zusammenstellung der gesamten Grundkosten 

    • Angabe des Verteilerschlüssels 

    • Abzug der Vorauszahlungen 

    • Berechnung des Mieteranteils 

    • Angabe einer eventuellen Nachzahlung 

    Künftig werden sogar noch mehr Informationen zur Pflicht. Die novellierte Heizkostenverordnung schreibt auch diese Angaben vor: 

    • Gesamtenergiekosten 

    • CO2-Emissionswerte 

    • Anteil des eingesetzten Brennstoffmixes 

    • klimabereinigter Vergleich zum Vorjahr und klimabereinigter Vergleich mit einem durchschnittlichen Nutzer 

    Im Rahmen unseres Abrechnungsservice tragen wir dafür Sorge, dass alle notwendigen Informationen ordnungsgemäß in der Heizkostenabrechnung abgebildet werden. 

    Die Heizkostenabrechnung setzt sich aus verschiedenen Einzelposten zusammen. Dazu gehören: 

    • Verbrauchsabhängige Heizkosten 

    • Kosten für Wartung der Heizanlage, inklusive Reinigung der Anlage und des Heizungskellers 

    • Kosten für die Abgasmessung 

    • Kosten, die im Zuge der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage anfallen 

    • Kosten der Verbrauchserfassung (Heizkostenverteiler, Wasserzähler, Wärmezähler) 

    • Brennstoffkosten inklusive Lieferung 

    • Kosten für Betriebsstrom 

    Sämtliche Kosten für den Betrieb der zentralen Heizanalage werden aufsummiert. Die Gesamtsumme der Kosten für die Versorgung mit Wärme wird dann zu einem Teil nach Verteilerschlüssel und zum anderen Teil nach individuellem Verbrauch auf die Bewohner bzw. Nutzer verteilt. Gleiches gilt für die Kosten der Warmwasserversorgungsanlage. 

    Beim Einsatz von Funkmesstechnik muss kein Ableser mehr die Wohnung des Bewohners bzw. Nutzers betreten und die Ablesewerte vor Ort erfassen. Die Messgeräte übernehmen die Übermittlung der Daten auf digitalem Wege – Übertragungsfehler können so vermieden werden. Der Bewohner spart sich den Urlaubstag oder die Suche nach einem Vertreter, um den Ablesetermin einhalten zu können. Verpasste Ablesetermine und damit einhergehende Verbrauchsschätzungen gehören der Vergangenheit an. Die Koordination von Ableseterminen entfällt komplett. 

    Wichtiger Hinweis:  

    Eine erhöhte Strahlenbelastung geht von den Funkmessgeräten nicht aus: Die Sendeleistung ist äußerst gering, die Sendeimpulse sehr kurz. Ein Gespräch mit dem Mobiltelefon oder der WLAN-Router erzeugen im Vergleich ein Vielfaches der Strahlung. 

    Für die Fernablesung sind elektronische Heizkostenverteiler, Warm- und Kaltwasserzähler sowie Wärmezähler geeignet. Voraussetzung ist, dass sie mit einem Impulsausgang ausgestattet sind, der es ermöglicht, die Daten in Funksignale umzuwandeln. 

    Nein. Die Sendeleistung der eingesetzten Funkmessgeräte liegt deutlich unter 10 Milliwatt. Aktuelle Funktelefone (UMTS) besitzen eine Leistung von durchschnittlich 250 Milliwatt.  

    Damit ist die durchschnittliche Abstrahlleistung von Mobiltelefonen bis zu 200-mal höher als bei dem von KALO eingesetzten Funksystem. Die optimierte Sendeleistung und die minimale Sendedauer der Messgeräte bewirken, dass sämtliche Grenzwerte der Bundesimmissionsschutzverordnung weit unterschritten werden.